Caratteristiche di un buon software gestionale. Ecco la guida completa.
L’economia italiana è sempre più complessa e competitiva. Per questo i modelli organizzativi vincenti sono proprio quelli che semplificano ogni processo aziendale. Da questa esigenza è nato il software gestionale che nient’altro è che un prodotto informatico in grado di semplificare i flussi, i processi e le informazioni aziendali.
Semplificare il complesso è un compito arduo. A questo si aggiunge la difficoltà che ogni azienda ha una propria realtà, delle proprie caratteristiche ed esigenze. Quindi non si può puntare ad una semplificazione standard che si adegui a tutto. Va da sé che un buon gestionale, per soddisfare il requisito sopra descritto, deve assolutamente avere delle caratteristiche ben precise. Dopo aver parlato brevemente delle caratteristiche standard di un software gestionale analizzeremo in modo dettagliato come queste 4 caratteristiche rendono un software gestionale vincente. Eccole elencate:
- la parametrizzazione e personalizzazione: rendono il software idoneo alla tua realtà aziendale
- la flessibilità e gli aggiornamenti: rendono il software idoneo ai cambiamenti futuri
- la facilità di utilizzo e l’assistenza continua: rendono il software uno strumento utile e amico anche nei momenti di difficoltà
- l’integrazione con applicativi esterni: rendono il software capace di integrarsi con tutto ciò che serve alla tua azienda
Analizziamo ora ogni aspetto nello specifico, partendo però da una premessa: le caratteristiche standard.
Software gestionale: caratteristiche standard
Il software gestionale rappresenta l’insieme dei software che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende. Essi si dividono principalmente in macro aree:
Area amministrativa, tecnica, vendite, magazzino e logistica, acquisti, terzisti, produzione.
Ogni area gestirà tutti gli elementi che la compongono. Esempio l’area amministrativa tutta la contabilità, l’area produttiva la gestione degli ordini di lavoro e il loro avanzamento… e così via. Per le caratteristiche specifiche di ogni area clicca qui. Prima però di capire quali sono le caratteristiche vincenti di un software gestionale, è essenziale capire quali sono le caratteristiche della propria azienda facendo un’analisi dei processi operativi e delle attività, valutando le priorità da soddisfare per ottenere il miglioramento organizzativo desiderato.
Se non si presta attenzione a questo processo si rischia di acquistare un prodotto che non è consono alla propria realtà. Come costruire una casa al mare con i materiali che si usano in montagna. Non è di per sé sbagliata la scelta del materiale ma il contesto della sua applicazione.
Forti di questo concetto analizziamo la prima caratteristica che deve avere un software gestionale.
Software gestionale: parametrizzazione e personalizzazione
Il grado di flessibilità di un sistema gestionale è determinato sia dalla facilità di integrazione con altri sistemi, sia dalle caratteristiche interne di adattamento dei flussi informativi: quest’ultima caratteristica si ottiene con la parametrizzazione o la personalizzazione del software.
Tramite la parametrizzazione si possono impostare le preferenze di funzionamento del software e tutti i legami che devono stabilirsi tra i vari documenti, in base ai processi e alle esigenze dell’azienda, permettendo così una più ampia libertà di scelta nella gestione del workflow interno. Si parla allora di configurabilità del sistema, fase che include l’impostazione dei parametri di funzionamento.
La personalizzazione invece è un argomento ben più complesso. Spesso se le esigenze dell’azienda sono davvero particolari non ci si può basare solo sulla parametrizzazione ma si deve necessariamente passare alla personalizzazione del software. Questo prevede che il software standard sia o adattato o in parte riscritto per gestire determinati processi aziendali specifici proprio per quella realtà.
I nostri analisti e programmatori possono sviluppare anche personalizzazioni interne al software molto importanti in quanto tutto il codice è di proprietà di Sintesi Software. Questo consente la massima libertà nel decidere la miglior strategia di intervento per realizzare la personalizzazione richiesta dal cliente.
Software gestionale: flessibilità e aggiornamenti
Strettamente correlata alla personalizzazione c’è la flessibilità. Infatti un buon software gestionale deve poter garantire la possibilità di inserire ulteriori moduli operativi nel tempo man mano che aumenteranno, evolveranno e cambieranno le esigenze gestionali in futuro. Quindi deve avere una gamma funzionale ampia (o modulare, ossia deve contemplare un’ampia offerta di moduli software) e deve unire grande flessibilità, intesa come capacità di adattarsi ai flussi interni e alle evoluzioni future.
!La flessibilità prevede anche che il software abbia la possibilità di essere sempre aggiornato, proprio perché aggiornare l’applicazione acquistata significa rendere le sue funzionalità sempre più nuove, performanti e veloci. Visti i numerosi cambiamenti evolutivi, cambiamenti del mercato e cambiamenti normativi, è essenziale per chi acquista il software avere sempre un aggiornamento dello stesso in base a questi cambiamenti e quindi avere una versione aggiornata e al passo con i tempi. Per noi di Sintesi Software questa caratteristica rientra fra uno dei nostri migliori standard qualitativi.
Software gestionale: facilità di utilizzo ed assistenza continua
Una caratteristica essenziale di un software gestionale vincente è la sua facilità di utilizzo. Più il sistema è semplice meno saranno i costi di avvio del sistema e di istruzione del personale.
Un software user-friendly è un software facilmente accessibile all’intero team aziendale. Ed è un software che renderà veloci molte attività quotidiane, supportando al meglio i processi aziendali. Inoltre la formazione per imparare ad utilizzare il software non sarà pesante e impegnativa.
Inoltre visto che la semplicità esalta la bellezza, il nostro software gestionale tree è molto piacevole da navigare. Come potete leggere in questo articolo.
Inoltre, valore aggiunto fornito dal nostro software tree, è che il nostro software gestionale è corredato da materiale informativo, guide, tutorial e ovviamente da una valida e sempre presente assistenza. Il servizio di assistenza di Sintesi Software è in assoluto uno dei nostri maggiori punti di forza. Infatti garantiamo di guidare il nostro cliente step by step in ogni fase di utilizzo del software e soprattutto siamo sempre e costantemente presenti quando incontrano problematiche e difficoltà. Insomma i nostri clienti non sono mai soli quando utilizzano il software.
Software gestionale: integrazione con applicativi esterni
Un software gestionale deve garantire la possibilità di integrarsi e di interfacciarsi con altri applicativi e programmi utilizzati dall’azienda. Infatti il nostro software gestionale tree è in grado di interfacciarsi ad altri applicativi aziendali (nativamente o tramite apposite customizzazioni), per condividere dati e integrare processi esterni. Un esempio, il cliente potrebbe scegliere il nostro gestionale per monitorare tutti i flussi aziendali, ma chiede di interfacciarsi con il suo attuale programma di contabilità che al momento non vorrebbe sostituire, oppure viene chiesto al nostro gestionale di integrarsi con l’attuale e-commerce utilizzato dal cliente per ricevere gli ordini ed aggiornare articoli e listini.
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