Introduzione all’Archiviazione Documentale Aziendale con t/file
Nel contesto attuale, le aziende sono chiamate a gestire un volume crescente di documenti e informazioni, e per rimanere competitive, è fondamentale adottare soluzioni tecnologiche che migliorino l’efficienza operativa. In questo case history, esploreremo come un’impresa di medie dimensioni ha ottimizzato la gestione documentale con il nostro software t/file, dedicato all’archiviazione documentale aziendale.
Contesto Aziendale: gestire il volume dei documenti in azienda
Il nostro Cliente, un’impresa di medie dimensioni, si trovava ad affrontare la gestione di un vasto numero di documenti, tra cui fatture, contratti, documenti di spedizione e comunicazioni interne. Con la struttura operativa in fase di trasformazione digitale, la decisione di adottare t/file, il nostro software di archiviazione documentale ha risposto alla necessità di centralizzare l’archiviazione dei documenti, riducendo il tempo e lo spazio dedicato alla gestione cartacea e migliorando l’accessibilità e la sicurezza dei dati aziendali.
Obiettivi dell’implementazione del Software di Archiviazione Documentale
L’obiettivo principale dell’implementazione è stato quello di centralizzare e ottimizzare la gestione documentale aziendale, riducendo i tempi e i costi legati alla gestione cartacea e aumentando la sicurezza dei dati. In particolare, il sistema t/file ha soddisfatto le seguenti esigenze:
- Archiviazione documentale diretta dal gestionale: Integrare il sistema di archiviazione con il gestionale aziendale per automatizzare l’acquisizione e la classificazione di documenti (fatture, ordini, bolle di spedizione).
- Archiviazione da oosta elettronica per una gestione efficiente: Automatizzare l’archiviazione e la gestione delle e-mail aziendali, separando allegati e corpo del messaggio e associando la documentazione al cliente o fornitore corrispondente.
- Archiviazione da Scansioni Massive: ottimizzazione dei Flussi Documentali Cartacei: Ottimizzare il flusso di archiviazione di documenti fisici tramite scansioni ad alta velocità, migliorando l’efficienza e la velocità del processo.
Fase 1: Analisi delle Esigenze e Mappatura dei Flussi Documentali
La nostra collaborazione con il Cliente è iniziata con una fase di analisi approfondita. Abbiamo lavorato a stretto contatto con i vari dipartimenti per mappare tutti i flussi documentali e identificare le tipologie di documenti da archiviare. Ogni documento è stato associato a una classe documentale su t/file, con attributi personalizzati per garantire una gestione precisa e una ricerca ottimizzata.
Fase 2: Installazione e Configurazione della Piattaforma di Archiviazione Documentale t/file
Dopo una valutazione approfondita delle soluzioni disponibili sul mercato, il Cliente ha scelto il nostro software t/file per le sue caratteristiche avanzate:
- Integrazione con il gestionale aziendale per una Gestione Automatizzata: I documenti generati dal gestionale vengono automaticamente acquisiti e classificati tramite il connettore dedicato, popolando gli attributi necessari per una gestione efficace.
- Integrazione con il Client di Posta Elettronica per archiviazione afficiente delle E-mail: Le e-mail vengono acquisite direttamente dal client di posta elettronica, associando in automatico gli attributi richiesti (data, mittente, oggetto) e creando una documentazione facilmente ricercabile.
- Funzionalità di scansione massiva per l’archivio cartaceo: Il software supporta la scansione e l’indicizzazione di grandi volumi di documenti, migliorando la gestione di documenti cartacei come bolle di entrata fornitori o fatture estere, grazie alla lettura di etichette barcode applicate sui documenti.
Fase 3: Implementazione e Formazione per un Uso Ottimale del Sistema di Archiviazione
La fase di implementazione ha visto il nostro team collaborare con i responsabili aziendali per configurare e ottimizzare ogni flusso documentale. Abbiamo formato i dipendenti su come utilizzare il sistema per archiviare, cercare e gestire i documenti. La formazione ha incluso l’utilizzo delle funzionalità di ricerca avanzata e la gestione degli errori di classificazione o documenti mancanti.
Fase 4: Monitoraggio e Ottimizzazione Continua dei Flussi Documentali
Una volta che il sistema è stato messo in funzione, abbiamo monitorato continuamente i flussi di lavoro per garantire che l’archiviazione avvenisse senza intoppi. Sono stati sviluppati report personalizzati e dashboard per valutare l’efficienza del sistema, con un focus sulla velocità di scansione, l’accuratezza nella classificazione e la riduzione del rischio di smarrimento dei documenti.
Risultati:
L’implementazione di t/file ha portato a numerosi miglioramenti concreti:
- Riduzione del 40% del tempo dedicato alla gestione documentale: Grazie alla digitalizzazione dei documenti aziendali e all’automazione dei flussi, il tempo dedicato alla gestione dei documenti è stato ridotto significativamente.
- Miglioramento dell’accessibilità ai documenti aziendali: I documenti sono ora facilmente ricercabili e accessibili da qualsiasi dipartimento, favorendo la collaborazione tra le diverse aree aziendali.
- Maggiore sicurezza nella gestione dei dati aziendali: L’archiviazione digitale ha migliorato la sicurezza dei dati aziendali, riducendo il rischio di smarrimento o danneggiamento dei documenti fisici.
- Ottimizzazione del flusso lavorativo aziendale: Grazie all’integrazione con il gestionale, i flussi documentali sono stati snelliti, rendendo i processi aziendali più rapidi e meno soggetti a errori.
I Benefici dell’Archiviazione Documentale con t/file
L’implementazione di t/file ha significativamente migliorato la gestione dei documenti aziendali, riducendo il rischio di errori e aumentando l’efficienza operativa. Il Cliente ha ottenuto un vantaggio competitivo grazie alla digitalizzazione e centralizzazione delle informazioni aziendali, gettando le basi per futuri sviluppi tecnologici. La soluzione t/file ha dimostrato di essere un investimento strategico, in grado di supportare la crescita e l’innovazione continua dell’impresa.
