Dopo il nostro articolo che ha dissipato i dubbi che assalgono ogni imprenditore prima di cambiare il software gestionale, analizziamo degli step che ci permettono di cambiare il software gestionale senza ansia.
Prima di tutto spieghiamo perché nasce l’esigenza di cambiare un software gestionale. Dal momento che non si tratta di un paio di scarpe che con il tempo si rovinano… perché si dovrebbe mai cambiare un software così potente e complesso?
Devi realmente cambiare il tuo software gestionale?
Il software gestionale è uno strumento strategico, che va adeguato e costantemente aggiornato secondo l’evoluzione aziendale. Infatti può succedere che il software gestionale non supporti più le nuove strategie aziendali o che l’azienda sia in espansione o può semplicemente capitare di dover riorganizzare i propri processi aziendali semplificandoli.
Ad accomunare tutti questi casi c’è il fatto che cambiare il software gestionale è una scelta davvero importante, che spaventa manager e dirigenti, perché richiede un investimento spesso oneroso che dovrà assolutamente ritornare con una diminuzione dei costi di gestione.
Visto che comprendiamo bene questa paura ti forniamo dei parametri effettivi che ti permettono di capire se è arrivato il momento di cambiare il tuo software gestionale. Se il tuo software gestionale presenta almeno una di queste caratteristiche è davvero arrivato il momento di cambiarlo.
- impiego del tempo troppo elevato nei processi, per mancanza di informazioni gestite da applicazioni diverse e non connesse fra loro con conseguente calo della produttività
- Il software non possiede dei moduli, quindi non riesce a gestire processi nuovi che sono collegati fra loro
- Alcuni processi sono ancora gestiti manualmente con conseguente spreco di tempo
- Non vengono forniti dei report per il controllo di gestione oppure questi report sono imprecisi con informazioni incomplete
Arrivati a questo punto ti sei reso conto che è arrivato il momento di cambiare il tuo software gestionale?Abbiamo preparato per te una guida precisa con tutti gli step necessari e le valutazioni da effettuare che ti permetteranno di fare una scelta ponderata.
- fissa obiettivi chiari e condivisi
- coinvolgi gli utenti che utilizzeranno il gestionale
- per la selezione della software house fai domande specifiche ( requirements list )
- definisci tempi, ruoli e stato dell’avanzamento dei lavori
- migra i dati in modo efficiente
Fissa obiettivi precisi e condivisi
Quando si acquista un software gestionale ci si concentra sempre sulle specifiche tecnico funzionali, il che non è di per sé sbagliato. Ma se si ignorano gli obiettivi finali si farà inevitabilmente confusione. Quindi in principio dovrà essere stabilito l’obiettivo primario cioè il risultato che si vuole ottenere e quali sono i processi aziendali che devo diventare più veloci. Una volta che questo punto è ben definito ed è ben spiegato alla software house che realizzerà il vostro software, si potrà procedere più serenamente perché si è eliminato del tutto il rischio di far confusione.
Coinvolgi gli utenti che utilizzeranno il software gestionale
Il vero cliente finale del software gestionale non è l’amministratore delegato dell’azienda ma gli utenti che utilizzeranno il nuovo ERP. Un concetto banale ma spesso ignorato. Quindi per cambiare il software gestionale bisogna necessariamente far riferimento agli utenti che utilizzano l’erp e coinvolgerli attivamente nel progetto di stesura delle specifiche tecniche del nuovo gestionale. Se non coinvolti e guidati correttamente posso diventare la causa primaria di ansie e problematiche nell’utilizzo del nuovo software.
Requirements list
Arrivati a questo punto è normale chiedersi: “adesso quale software house scelgo fra le varie offerte che ci sono?” Un consiglio è quello di vedere le referenze e capire se la software house ha già operato nel vostro settore merceologico. Essenziale poi comprendere il grado di customizzazione del software. Vedi articolo. Se poi si è alle prime armi con il primo software gestionale dell’azienda, scegliere una software house vicino alla propria sede è un ottima soluzione per avere un servizio di assistenza che si trova nelle vicinanze.
Per agevolarvi comunque nella scelta riportiamo una serie di domande che potrete porre alla software house e la cui risposta vi aiuterà nel processo di decisione finale:
- gli utenti che utilizzeranno sono esperti di tecnologia? Se non lo sono il software è user-friendly
- il software è customizzato o standardizzato?
- si interfaccia con i software di uso comune (ad esempio il pacchetto Microsoft Office)?
- che tipo di hardware necessita e che investimento occorrerà fare per la strumentazione?
- il numero di utenti/licenze è fisso o meno? se nel tempo si dovessero aggiungere nuovi utenti il costo aumenterebbe? la procedura di aggiunta è semplice ?
- il software viene aggiornato ogni quanto? l’aggiornamento è a pagamento come si svolge l’update?
- l’assistenza tecnica quanto si paga, come è articolata nel primo anno e negli anni successi?
- quanto costa il setup del sistema e la fase di avviamento?
- l’assistenza è di persona e/o a distanza? Telefonico, via chat o in remoto?
- quali saranno i tempi di implementazione a contratto firmato?
Definisci tempi, ruoli e avanzamento dei lavori
Quando si firma il contratto bisogna definire bene i tempi e i ruoli: chi fa cosa, con che scadenza e con quali modalità. La tempistica è essenziale: definire la data di inizio dei lavori e la data del lancio e coinvolgendo i reparti o i settori di partenza. Periodicamente bisognerà organizzare delle riunioni per discutere dell’avanzamento dei vari step.
La sfida più grande in questa fase è la gestione degli utenti che stanno cambiano il software. Per ovviare a questa difficoltà è essenziale dedicare tutto il tempo necessario alla formazione del personale. Se ben formato imparerà ad usare subito il nuovo gestionale e si noteranno i primi ritorni dell’investimento effettuato.
Migra i dati nel nuovo gestionale in modo efficiente
Probabilmente lo step più delicato, quando si decide di cambiare il software gestionale, è la migrazione dei dati aziendali. Il trasferimento dei dati da un database ad un altro richiede una precisa pianificazione di processo.
Il primo step è decidere quali dati trasferire. Se i dati da trasferire sono troppi in alternativa al trasferimento completo e in base alle specifiche esigenze aziendali, si possono studiare procedure aggiuntive di importazione solo di alcune tabelle e dati che rivestono un importanza gestionale strategica.
Quando si pianifica in modo efficiente la migrazione dei dati si ha la consapevolezza che nulla andrà perso e quello che viene migrato si utilizzerà in un software più performante.
Nel prossimo articolo vi forniremo dei tips pratici per pianificare al meglio la migrazione dei dati.